วันศุกร์ที่ 2 พฤศจิกายน พ.ศ. 2555

การกู้จดหมายกลับคืน

กู้คืนข้อความอีเมลที่ถูกลบใน Exchange Online

  นำไปใช้กับ: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu
แก้ไขหัวข้อครั้งล่าสุด: 2012-09-21
ผู้ดูแลระบบสามารถใช้การกู้คืนรายการเดี่ยวเพื่อป้องกันการลบข้อ ความอีเมลโดยบังเอิญหรือด้วยเจตนาไม่ดี และช่วยให้เกิดความสะดวกในการกู้คืนก่อนหรือในระหว่างการดำเนินคดีหรือการ ตรวจสอบของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
การกู้คืนรายการเดี่ยวมีการเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับกล่อง จดหมายของผู้ใช้รายใหม่ที่สร้างใน Exchange Online และสำหรับกล่องจดหมายที่ย้ายไปยัง Exchange Online จากระบบ Exchange ในสถานที่
การดำเนินการกู้คืนรายการเดี่ยวทำงานอย่างไร

เมื่อต้องการลบข้อความอีเมลเป็นการถาวร โดยวิธีการที่เรียกว่า ลบชั่วคราว ผู้ใช้สามารถดำเนินการอย่างหนึ่งอย่างใดต่อไปนี้ใน Microsoft Office Outlook หรือ Outlook Web App
  • ลบรายการออกจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
  • ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
  • กด Shift + Delete เพื่อลบรายการใดๆ
ข้อความอีเมลที่ถูกลบแบบชั่วคราวจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ในกล่องจดหมายของผู้ใช้ ซึ่งเรียกว่า Dumpster ใน Microsoft Exchange รุ่นก่อน และย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยที่ชื่อ สิ่งที่ลบ ผู้ใช้สามารถกู้คืนหรือลบถาวรข้อความอีเมลในโฟลเดอร์ย่อยสิ่งที่ลบโดยใช้ คุณลักษณะกู้คืนรายการที่ถูกลบใน Outlook 2010 หรือ Outlook Web App สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ กู้คืนรายการที่ถูกลบ
ถ้าผู้ใช้กำจัดข้อความอีเมลจากโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้โดยวิธีการที่เรียกว่า ลบถาวร ข้อความที่ถูกกำจัดจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยการลบถาวร ซึ่งผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงและกู้คืนได้ เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถกู้คืนข้อความอีเมลที่ลบถาวร
หมายเหตุ   เนื่องจากรายการในโฟลเดอร์ย่อยการลบ ถาวรในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้จะมีการจัดทำดัชนีและสามารถค้นหาได้ ผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการ Discovery จึงสามารถใช้การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่องเพื่อค้นหารายการที่ถูกลบถาวรได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง
ระยะเวลาการเก็บข้อมูลรายการที่ถูกลบ

ตามค่าเริ่มต้นใน Exchange Online ระยะเวลาการเก็บข้อมูลรายการที่ถูกลบคือ 14 วัน ระยะเวลาการเก็บข้อมูลจะเริ่มขึ้นเมื่อรายการที่ถูกลบถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่กู้คืนได้ หลังจาก 14 วัน รายการในโฟลเดอร์ย่อยสิ่งที่ลบจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยการลบถาวรโดย อัตโนมัติ เมื่อระยะเวลาการเก็บข้อมูลรายการในโฟลเดอร์ย่อยการลบถาวรหมดอายุ รายการนั้นจะถูกลบออกจาก Exhange Online อย่างถาวร และผู้ดูแลระบบจะไม่สามารถกู้คืนได้
ไดอะแกรมต่อไปนี้จะแสดงกระบวนการกู้คืนรายการเดี่ยว:
26cb9fec-dc2f-4741-bbce-f9b16f49025e
หมายเหตุ   เมื่อต้องการเปลี่ยนระยะเวลาการ เก็บข้อมูลรายการที่ถูกลบในกล่องจดหมายต่างๆ ในองค์กรของคุณ คุณต้องติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ Office 365 ระยะเวลาการเก็บข้อมูลสามารถกำหนดไว้นานเท่าใดก็ได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการเก็บรักษารายการที่ถูกลบนานกว่า 30 วัน กล่องจดหมายจะต้องมีสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้ Exchange Online (Plan 2)
โควต้าสำหรับโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้

โฟลเดอร์รายการที่กู้ คืนได้มีโควต้าสูงสุด 30 GB และโควต้านี้จะไม่นับรวมกับโควต้าสำหรับกล่องจดหมายหลักของผู้ใช้ เมื่อขนาดของโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ถึง 20 GB จะมีการส่งข้อความคำเตือนไปยังผู้ดูแลระบบและเทคโนโลยี Messaging Records Management (MRM) ใน Exchange Online จะลบรายการที่เก่าที่สุดในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้จนกว่าโฟลเดอร์จะมี ขนาดไม่เกิน 20 GB ถ้าโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้มีขนาดถึง 30 กิกะไบต์เมื่อใด (ซึ่งไม่น่าจะเกิดขึ้นได้) ผู้ใช้จะไม่สามารถลบรายการใดๆ ชั่วคราวได้อีก ผู้ดูแลระบบจะได้รับข้อความคำเตือนและต้องลบรายการออกจากโฟลเดอร์รายการที่ กู้คืนได้ด้วยตนเองโดยใช้ Search-Mailbox cmdlet สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การค้นหาและลบข้อความจากกล่องจดหมายของผู้ใช้
การดำเนินการกู้คืนรายการเดี่ยวและการพักเพื่อการดำเนินคดี

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้า นี้ การกู้คืนรายการเดี่ยวจะเก็บรักษาข้อความอีเมลที่ถูกลบและลบถาวรเป็นเวลา 14 วัน เมื่อระยะเวลาการเก็บข้อมูลรายการที่ถูกลบหมดอายุ รายการต่างๆ จะถูกลบออกจาก Exchange Online อย่างถาวร
ในทางตรงกันข้าม ถ้ากล่องจดหมายถูกพักไว้เพื่อการดำเนินคดี รายการต่างๆ ในโฟลเดอร์ย่อยการลบถาวรหรือโฟลเดอร์ย่อยการลบจะไม่ถูกลบอย่างถาวรจาก Exchane Online นอกจากนี้ เมื่อกล่องจดหมายถูกพักไว้เพื่อการดำเนินคดี Exchange Online จะบันทึกข้อความต้นฉบับไว้ ถ้าผู้ใช้ทำการปรับเปลี่ยนข้อความนั้น ถ้าผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อความ ข้อความต้นฉบับจะถูกบันทึกไปยังโฟลเดอร์ย่อยที่ชื่อ รุ่น (ดูภาพก่อนหน้านี้) โฟลเดอร์รุ่นจะไม่ปรากฏต่อผู้ใช้ แต่รายการต่างๆ ในโฟลเดอร์นี้จะถูกจัดทำดัชนีและสามารถค้นหาได้โดยผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการ Discovery รายการในโฟลเดอร์ย่อยรุ่นจะไม่ถูกลบอย่างถาวร ถ้ากล่องจดหมายถูกพักไว้เพื่อการดำเนินคดี สำหรับการกู้คืนรายการเดี่ยว การปรับเปลี่ยนที่ทำต่อข้อความจะไม่ถูกคัดลอกไปยังโฟลเดอร์ย่อยรุ่น
ตามค่าเริ่มต้น รายการทั้งหมดในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้จะได้รับการเก็บรักษาไว้จนกว่าจะ มีการถอนการพักไว้เพื่อการดำเนินคดี หรือคุณอาจใช้ Windows PowerShell เพื่อกำหนดระยะเวลาการพักกล่องจดหมายไว้เพื่อการดำเนินคดี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การพักกล่องจดหมายไว้เพื่อการดำเนินคดี
หมายเหตุ   เมื่อกล่องจดหมายมีการเปิดใช้งานการ พักเพื่อการดำเนินคดี รายการในโฟลเดอร์ย่อยการลบจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยการลบถาวรหลังจากผ่าน ไป 14 วัน คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รู้ว่ากล่องจดหมายของพวกเขามีการเปิดใช้งานการ พักเพื่อการดำเนินคดีได้ด้วยย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ย่อยการลบถาวร การดำเนินการดังกล่าวจะเป็นประโยชน์สำหรับคดีอาชญากรรมที่สถานะการเก็บรักษา เพื่อการดำเนินคดีถูกซ่อนจากผู้ใช้
โควตาสำหรับโฟลเดอร์ รายการที่เรียกคืนได้ เมื่อกล่องจดหมายถูกพักไว้เพื่อการดำเนินคดี

ดังที่กล่าวไว้ก่อน หน้าที่ โฟลเดอร์ รายการที่เรียกคืนได้ มีโควตา 30 กิกะไบต์ (GB) ซึ่งไม่ได้คิดรวมกับโควตาสำหรับกล่องจดหมายหลัก เมื่อกล่องจดหมายถูกพักไว้เพื่อการดำเนินคดี โควตาสำหรับโฟลเดอร์ รายการที่เรียกคืนได้ จะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติหากจำเป็นโดยผู้ดูแล Microsoft Datacenter คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพื่อเพิ่มโควต้านี้
การค้นหาและกู้คืนข้อความอีเมลที่ถูกลบ

เมื่อต้องการค้นหาและกู้คืนข้อความอีเมลที่ถูกลบไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. ในแผงควบคุม Exchange ให้ใช้ การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง เพื่อค้นหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการกู้คืนจากโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ ของผู้ใช้ และคัดลอกผลการค้นหาไปยังกล่องจดหมายการค้นหา Discovery
  2. ใน Windows PowerShell ให้ใช้ Search-Mailbox cmdlet เพื่อค้นหากล่องจดหมายการค้นหา Discovery สำหรับข้อความที่คุณค้นหาในขั้นตอนก่อนหน้าและคัดลอกไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้
ก่อนที่จะเริ่มต้น

  • เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีติดตั้งและกำหนดค่า Windows PowerShell และเชื่อมต่อกับบริการ โปรดดูที่ การใช้ Windows PowerShell
  • คุณจะต้องได้รับสิทธิ์ Mailbox Search เพื่อค้นหาและลบข้อความในกล่องจดหมายของผู้ใช้ สิทธิ์นี้ช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อความได้จากกล่องจดหมายหลายกล่องในหน่วย งานของคุณ ผู้ดูแลระบบจะไม่ถูกกำหนดบทบาทนี้ตามค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง ให้เพิ่มตัวคุณเองเป็นสมาชิกของกลุ่มบทบาทการจัดการ Discovery โปรดดูที่ การเพิ่มหรือเอาสมาชิกกลุ่มบทบาทออก
ขั้นตอนที่ 1   การค้นหาข้อความอีเมล

ใช้ การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง ในแผงควบคุม Exchange เพื่อค้นหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการกู้คืน ตามค่าเริ่มต้น การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่องจะค้นหาโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ในกล่อง จดหมายหลักและกล่องจดหมายถาวรของผู้ใช้ โปรดดูที่ การสร้างการค้นหากล่องจดหมายหลายกล่องใหม่
เมื่อคุณใช้ การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง ในแผงควบคุม Exchange กล่องจดหมายทั้งหมดของผู้ใช้ก็จะถูกค้นหา ถ้าคุณต้องการค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ คุณต้องใช้ Windows PowerShell เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้ เพื่อค้นหาโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้:
Search-Mailbox <user> -SearchDumpsterOnly -SearchQuery <search query> -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder <search name> -LogLevel Full
ตัวอย่าง   คำสั่งต่อไปนี้จะค้นหาโฟลเดอร์ รายการที่กู้คืนได้ในกล่องจดหมายของ Esther Valle เพื่อหาข้อความที่มีคำว่า "Online survey results" อยู่ในบรรทัดเรื่อง และคัดลอกผลลัพธ์การค้นหาไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อ "EstherV" ในกล่องจดหมายการค้นหา Discovery:
Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full
ขั้นตอนที่ 2   การกู้คืนข้อความอีเมล

หลังจากมีการบันทึกข้อความลงในกล่องจดหมายการค้นหา Discovery คุณสามารถกู้คืนรายการไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้โดยใช้ Search-Mailbox cmdlet เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้:
Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery <search query> -TargetMailbox <user> -TargetFolder inbox
ตัวอย่าง   คำสั่งต่อไปนี้จะค้นหาข้อความ ที่มีบรรทัดเรื่อง “ผลการสำรวจออนไลน์” ในกล่องจดหมายการค้นหา Discovery และคัดลอกลงในกล่องขาเข้าของ Esther Valle:
Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox
เนื่องจากคำสั่ง Search-Mailbox จะค้นหากล่องจดหมายการค้นหา Discoveryสำหรับรายการที่กู้คืน รายการและโครงสร้างโฟลเดอร์จากกล่องจดหมายการค้นหา Discovery จะถูกกู้คืนไปยังกล่องขาเข้าของกล่องจดหมายผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างก่อนหน้า ต่อไปนี้เป็นลักษณะของโครงสร้างโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของ Esther Valle หลังจากที่มีการกู้คืนแฟ้ม:
53e7e15f-775f-4b62-b2da-4cb280efc5b1
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บอกผู้ใช้ว่าพวกเขาสามารถย้ายรายการที่กู้คืนลงในกล่องขาเข้าแและลบโครงสร้างโฟลเดอร์นี้ได้โดยตรง
หมายเหตุ   เมื่อคุณใช้ Search-Mailbox cmdlet คุณสามารถระบุกล่องจดหมายเดียวกันกับกล่องจดหมายต้นทางและกล่องจดหมายเป้า หมาย ซึ่งเป็นเหตุผลที่คุณต้องใช้การค้นหากล่องจดหมายหลายกล่องเพื่อคัดลอกข้อ ความไปยังกล่องจดหมายการค้นหา Discovery
การปิดใช้งานการกู้คืนรายการเดี่ยว

เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อปิดใช้งานการกู้คืนรายการเดี่ยวสำหรับกล่องจดหมาย:
Set-Mailbox <mailbox> -SingleItemRecoveryEnabled $false
เมื่อต้องการเปิดใช้งานการกู้คืนรายการเดี่ยวสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณ ให้เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false
สิ่งสำคัญ   ถ้าคุณปิดใช้งานการกู้คืนรายการ เดี่ยว รายการจะยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้เป็นเวลา 14 วันหลังจากที่ถูกลบ อย่างไรก็ตาม ถ้าผู้ใช้กำจัดข้อความอีเมลจากโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ ข้อความนั้นก็จะถูกลบอย่างถาวรและผู้ดูแลระบบก็จะไม่สามารถกู้คืนได้
แนวทางปฏิบัติสำหรับการค้นหาข้อความอีเมลที่ถูกลบ

  • จำกัดการค้นหาเพื่อลดจำนวนผลลัพธ์การค้นหา   เมื่อคุณกำหนดค่าการค้นหาในการค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง ให้ใช้การตั้งค่าในส่วน ข้อความถึงหรือจากที่อยู่อีเมลที่ระบุ และ กล่องจดหมายที่จะค้นหา เพื่อจำกัดการค้นหาให้ได้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น ข้อความค้นหาที่ส่งไปยังผู้ใช้และการค้นหาในกล่องจดหมายของผู้ใช้เท่านั้น ซึ่งจะเป็นการลดจำนวนรายการที่เกี่ยวข้อง แต่จะไม่ลดข้อความที่เกี่ยวข้องโดยตรงที่แสดงในการค้นหา
  • เปิดใช้งานการลบรายการที่ซ้ำกันสำหรับการค้นหากล่องจดหมายหลายกล่องที่จะค้นหารายการที่กู้คืนได้   เมื่อ คุณกู้คืนรายการไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ โครงสร้างโฟลเดอร์ทั้งหมดจากผลลัพธ์การค้นหาจะถูกคัดลอกไปยังกล่องจดหมายของ ผู้ใช้หากคุณไม่ได้เปิดใช้งานการลบรายการที่ซ้ำกัน เมื่อคุณเปิดใช้งานการลบรายการที่ซ้ำ โครงสร้างโฟลเดอร์ย่อยจะไม่ซับซ้อน
  • ใช้ไวยากรณ์แบบสอบถามขั้นสูง (AQS) เพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสำคัญที่เป็นคุณสมบัติอื่นของข้อความอีเมล   ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาคำสำคัญในบรรทัดเรื่องหรือเนื้อหาข้อความ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การค้นหาคำหลักขั้นสูง ตารางต่อไปนี้จะแสดงคุณสมบัติทั่วไปของข้อความที่คุณสามารถรวมในการค้นหาคำสำคัญของคุณ

     

    คุณสมบัติ ตัวอย่าง ผลลัพธ์การค้นหา
    สิ่งที่แนบมาattachment:annualreport.pptข้อ ความที่มีเอกสารแนบที่ตั้งชื่อเป็น annualreport.ppt การใช้ attachment:annualreport หรือ attachment:annual* จะแสดงผลลัพธ์เดียวกับการใช้ชื่อเต็มของสิ่งที่แนบมา
    สำเนาถึงcc:"gurinder singh"
    cc:gurinders
    cc: gurinders@fineartschool.edu
    ข้อความที่มี Gurinder Singh ในเขตข้อมูล สำเนาถึง
    จากfrom:"Max Stevens"
    from:maxs
    from:maxs@contoso.com
    ข้อความที่ส่งจาก Max Stevens
    ส่งแล้วส่งแล้ว:10/19/2010ข้อความที่ส่งเมื่อวันที่ 19 ตุลาคม 2010
    เรื่องsubject:"Quarterly Financials"ข้อความที่มีวลีที่ตรงกัน "Quarterly Financials" ในบรรทัดเรื่อง
    ถึงถึง: "Ann Beebe"
    ถึง: annb
    ถึง:annb@contoso.com
    ข้อความส่งไป Ann Beebe
แนวทางปฏิบัติสำหรับการกู้คืนข้อความอีเมลที่ถูกลบ

  • ใช้แบบสอบถามการค้นหาคำสำคัญเดียวกับที่คุณใช้ในการค้นหากล่องจดหมายหลายกล่อง   ถ้า คุณเปิดใช้งานการบันทึกแบบเต็มในระหว่างการค้นหา ให้ใช้ค่าจากคอลัมน์เรื่องในแฟ้ม CSV ซึ่งแนบไปกับบันทึกการค้นหา โดยใช้เป็นค่าของพารามิเตอร์ SearchQuery การดำเนินการนี้ช่วยให้คุณสามารถคืนค่าข้อความที่ตรงกันไปยังกล่องจดหมายของ ผู้ใช้ หรือคุณสามารถใช้บรรทัดเรื่องที่ตรงกันจากข้อความในกล่องจดหมายการค้นหา Discovery
  • ลบรายการที่ไม่จำเป็นในกล่องจดหมายการค้นหา Discovery   ก่อนที่คุณจะใช้ cmdlet Search-Mailbox เพื่อคืนค่าข้อความอีเมล คุณสามารถลบรายการที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณแต่ไม่จำเป็นต้องกู้คืนจากกล่องจดหมายการค้นหา Discovery
  • ระงับการส่งอีเมลผลลัพธ์การค้นหาที่ส่งให้กับผู้ใช้   ตามค่าเริ่มต้น ข้อความอีเมลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหาจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายที่ระบุโดยพารามิเตอร์ TargetMailbox การดำเนินการดังกล่าวเป็นประโยชน์เนื่องจากจะมีการแสดงต่อผู้ใช้เมื่อมีการ ส่งคืนข้อความอีเมลที่กู้คืนไปยังกล่องขาเข้าของพวกเขา เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้มีการส่งข้อความ ให้ใส่พารามิเตอร์ Loglevelsuppress ไว้ในคำสั่ง

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น